Anzeigepflicht zu Auslagerungen bei Wertpapierinstituten: Was ist zu beachten?

Anzeigepflicht zu Auslagerungen bei Wertpapierinstituten: Was ist zu beachten? Der Prüfer hat über Auslagerungen von wesentlichen Aktivitäten und Prozessen unter Berücksichtigung der in § 40 des Wertpapierinstitutsgesetzes genannten Anforderungen gesondert zu berichten. Dabei ist eine Aussage darüber zu treffen, ob die Einstufung von Auslagerungen als wesentlich oder unwesentlich unter Gesichtspunkten des Risikos, der Art, des Umfangs und der Komplexität nachvollziehbar ist.

 

Anzeigepflicht zu Auslagerungen: BaFin Anforderungen an Wertpapierinstitute

§64 regelt die Anzeigepflichten für alle Wertpapierinstitute.

(1) Ein Wertpapierinstitut hat der Bundesanstalt und der Deutschen Bundesbank unverzüglich anzuzeigen:

13.

die Absicht einer wesentlichen Auslagerung, den Vollzug der Auslagerung sowie wesentliche Änderungen und schwerwiegende Vorfälle im Rahmen von bestehenden wesentlichen Auslagerungen.

 

Anzeigepflicht zu Auslagerungen bei Wertpapierinstituten + Folgende Regelungen gelten für die Auslagerungsanzeige nach § 64 Absatz 1 Nummer 13 des Wertpapierinstitutsgesetzes:

Auslagerungsanzeigen nach § 64 Absatz 1 Nummer 13 des Wertpapierinstitutsgesetzes sind erstmalig ab dem Tag einzureichen, ab dem die Bundesanstalt das für diese Einreichung vorgesehene elektronische Einreichungsverfahren zur Verfügung stellt.

Die von der Bundesanstalt im elektronischen Einreichungsverfahren vorgegebene Aufzählung von Auslagerungssachverhalten gelten als wesentliche Auslagerung, für die Absicht, Vollzug, wesentliche Änderungen und das Eintreten schwerwiegender Vorfälle anzuzeigen sind.

 

Regelungen des § 40 WpIG zu Auslagerungen bei Wertpapierinstituten

§40 WpIG regelt die Auslagerung von Aktivitäten und Prozessen.

Ein Wertpapierinstitut muss abhängig von Art, Umfang, Komplexität und Risikogehalt einer Auslagerung von ausschlaggebenden und wichtigen betrieblichen Aufgaben im Sinne des Artikels 30 Absatz 1 der Delegierten Verordnung (EU) 2017/565 (wesentliche Auslagerung) angemessene Vorkehrungen treffen, um übermäßige zusätzliche Risiken zu vermeiden.

Eine Auslagerung darf weder die Ordnungsmäßigkeit dieser Geschäfte und Dienstleistungen noch die Geschäftsorganisation beeinträchtigen. Insbesondere muss ein angemessenes und wirksames Risikomanagement durch das Wertpapierinstitut gewährleistet bleiben.

Ein Wertpapierinstitut hat im Rahmen seines Risikomanagements ein Auslagerungsregister zu führen. Darin sind sämtliche wesentlichen und nicht wesentlichen Auslagerungen zu erfassen.

Die Verordnung über die Prüfung der Jahresabschlüsse der Wertpapierinstitute sowie über die zu erstellenden Berichte (Wertpapierinstituts-Prüfungsberichtsverordnung – WpI-PrüfbV) regelt hierzu folgendes:

Ausgelagerte wesentliche Aktivitäten und Prozesse sind, auch in Verbindung mit den vorgenommenen Bezeichnungen in der Anlage 2, nachvollziehbar zu spezifizieren und abzugrenzen. Die Datenübersicht für Kleine und Mittlere Wertpapierinstitute, die Bereiche auf ein anderes Unternehmen ausgelagert haben, hat folgende Angaben zu umfassen:

# Auslagerungsunternehmen inklusive Adresse

# KN-Ident-Nummer

# Ausgelagerte Aktivitäten und Prozesse

# Status (geplant zum/ durchgeführt am/ beendet am)

# Datum der Auslagerung

# Bemerkungen insbesondere zu Weiterverlagerungen

 

Artikel 30 bis 32 führen zu weiteren Pflichten bei Auslagerungen von Wertpapierinstituten

Nähere Bestimmungen zu wesentlichen Auslagerungen enthalten die Artikel 30 bis 32 der Delegierten Verordnung (EU) 2017/565. Hat bei einer wesentlichen Auslagerung ein Auslagerungsunternehmen seinen Sitz in einem Drittstaat, ist vertraglich sicherzustellen, dass das Auslagerungsunternehmen einen inländischen Zustellungsbevollmächtigten benennt, an den Bekanntgaben und Zustellungen durch die Bundesanstalt bewirkt werden können.

Die Bundesanstalt kann gegenüber einem Wertpapierinstitut und auch unmittelbar gegenüber einem Auslagerungsunternehmen, auf das wesentliche Auslagerungen erfolgt sind, im Einzelfall Anordnungen treffen, die geeignet und erforderlich sind,

  1. um Verstöße gegen aufsichtsrechtliche Bestimmungen zu verhindern oder zu unterbinden,
  2. um eine Beeinträchtigung der Prüfungsrechte oder Kontrollmöglichkeiten der Bundesanstalt zu beseitigen oder
  3. um Missstände bei dem Wertpapierinstitut oder Auslagerungsunternehmen zu verhindern oder zu beseitigen, welche die Sicherheit der dem Wertpapierinstitut anvertrauten Vermögenswerte gefährden können oder die ordnungsgemäße Durchführung der Wertpapierdienstleistungen, Wertpapiernebendienstleistungen oder Nebengeschäfte beeinträchtigen.

 

Weitere Regelungen der IFD, die gemäß § 40 WpIG zu beachten sind + Anzeigepflicht zu Auslagerungen bei Wertpapierinstituten

Die IFD regeln in Abschnitt 2 ausschlaggebende und wichtige betriebliche Aufgaben in Artikel 30 wie folgt:

Für die Zwecke von Artikel 16 Absatz 5 Unterabsatz 1 der Richtlinie 2014/65/EU wird eine betriebliche Aufgabe als ausschlaggebend oder wichtig betrachtet, wenn deren unzureichende oder unterlassene Wahrnehmung die kontinuierliche Einhaltung der Zulassungsbedingungen und -pflichten oder der anderen Verpflichtungen der Wertpapierfirma gemäß der Richtlinie 2014/65/EU, ihre finanzielle Leistungsfähigkeit oder die Solidität oder Kontinuität ihrer Wertpapierdienstleistungen und Anlagetätigkeiten wesentlich beeinträchtigen würde.

Ohne den Status anderer Aufgaben zu berühren, werden für die Zwecke des Absatzes 1 folgende Aufgaben nicht als ausschlaggebend oder wichtig betrachtet:

a) für die Wertpapierfirma erbrachte Beratungs- und andere Dienstleistungen, die nicht Teil ihres Anlagegeschäfts sind, einschließlich der Beratung in Rechtsfragen, Mitarbeiterschulungen, der Fakturierung und der Bewachung von Gebäuden und Mitarbeitern;

b) der Erwerb standardisierter Dienstleistungen, einschließlich Marktinformationsdiensten und Preisdaten.

 

Weiere Bestimmungen werden mit den Artikeln 31 und 32 getroffen.

 

Artikel 31 macht Vorgaben hinsichtlich der Auslagerung ausschlaggebender oder wichtiger betrieblicher Aufgaben.

Wertpapierfirmen, die ausschlaggebende oder wichtige betriebliche Aufgaben auslagern, bleiben vollständig für die Erfüllung all ihrer Verpflichtungen gemäß der Richtlinie 2014/64/EU verantwortlich und müssen die folgenden Bedingungen erfüllen:

a) die Auslagerung ist nicht mit einer Delegation der Aufgaben der Geschäftsleitung verbunden;

b) das Verhältnis und die Pflichten der Wertpapierfirma gegenüber ihren Kunden gemäß der Richtlinie 2014/65/EU bleiben unverändert;

c) die Voraussetzungen, die eine Wertpapierfirma erfüllen muss, um gemäß Artikel 5 der Richtlinie 2014/65/EG zugelassen zu werden und diese Zulassung auch zu behalten, sind nach wie vor erfüllt;

d) die anderen Voraussetzungen, unter denen der Wertpapierfirma die Zulassung erteilt wurde, sind nicht entfallen und haben sich nicht geändert.

 

Professionelles On- und Offboarding bei Abschluss, Durchführung oder Kündigung der Auslagerungsvereinbarung

Wertpapierfirmen verfahren bei Abschluss, Durchführung oder Kündigung einer Vereinbarung über die Auslagerung von ausschlaggebenden oder wichtigen betrieblichen Funktionen an einen Dienstleister mit der gebotenen Professionalität und Sorgfalt und treffen alle erforderlichen Maßnahmen, um Folgendes zu gewährleisten:

a) der Dienstleister verfügt über die Eignung, die Kapazität, ausreichende Ressourcen und geeignete Organisationsstrukturen für die Ausführung der ausgelagerten Aufgaben sowie alle gesetzlich vorgeschriebenen Zulassungen, um die ausgelagerten Aufgaben zuverlässig und professionell wahrzunehmen;

b) der Dienstleister führt die ausgelagerten Dienstleistungen effektiv und in Übereinstimmung mit den geltenden Rechts- und Verwaltungsvorschriften aus, und die Wertpapierfirma hat zu diesem Zweck Methoden und Verfahren zur Bewertung der Leistung des Dienstleisters sowie zur fortlaufenden Überprüfung der von dem Dienstleister erbrachten Dienstleistungen festgelegt;

c) der Dienstleister hat die Ausführung der ausgelagerten Aufgaben ordnungsgemäß zu überwachen und die mit der Auslagerung verbundenen Risiken angemessen zu steuern;

d) es werden angemessene Maßnahmen ergriffen, wenn Zweifel daran bestehen, dass der Dienstleister seine Aufgaben möglicherweise nicht effektiv und unter Einhaltung der geltenden Rechts- und Verwaltungsvorschriften ausführt;

e) die Wertpapierfirma hat die ausgelagerten Aufgaben oder Dienstleistungen wirksam zu überwachen und die mit der Auslagerung verbundenen Risiken zu steuern, und zu diesem Zweck verfügt sie weiterhin über die notwendigen Fachkenntnisse und Ressourcen, um die ausgelagerten Aufgaben wirksam zu überwachen und diese Risiken zu steuern;

f) der Dienstleister hat der Wertpapierfirma jede Entwicklung zur Kenntnis gebracht, die seine Fähigkeit, die ausgelagerten Aufgaben wirkungsvoll und unter Einhaltung der geltenden Rechts- und Verwaltungsvorschriften auszuführen, wesentlich beeinträchtigen könnte;

g) die Wertpapierfirma ist in der Lage, die Auslagerungsvereinbarung gegebenenfalls mit sofortiger Wirkung zu kündigen, wenn dies im Interesse ihrer Kunden liegt, ohne dass dies die Kontinuität und Qualität der für ihre Kunden erbrachten Dienstleistungen beeinträchtigt;

h) der Dienstleister arbeitet in Bezug auf die ausgelagerten Funktionen mit den für die Wertpapierfirma zuständigen Behörden zusammen;

i) die Wertpapierfirma, ihre Abschlussprüfer und die jeweils zuständigen Behörden haben tatsächlich Zugang zu mit den ausgelagerten Funktionen zusammenhängenden Daten und zu den Geschäftsräumen des Dienstleisters, sofern dies für die Zwecke einer wirksamen Aufsicht gemäß diesem Artikel erforderlich ist, und die zuständigen Behörden können von diesen Zugangsrechten Gebrauch machen;

j) der Dienstleister hat alle vertraulichen Informationen, die die Wertpapierfirma und ihre Kunden betreffen, zu schützen;

k) die Wertpapierfirma und der Dienstleister haben einen Notfallplan festgelegt und diesen auf Dauer umgesetzt, der bei einem Systemausfall die Speicherung der Daten gewährleistet und regelmäßige Tests der Backup-Systeme vorsieht, sollte dies angesichts der ausgelagerten Aufgabe, Dienstleistung oder Tätigkeit erforderlich sein;

l) die Wertpapierfirma hat sichergestellt, dass die Kontinuität und Qualität der ausgelagerten Aufgaben oder Dienstleistungen auch für den Fall der Beendigung der Auslagerung aufrechterhalten werden, indem die Durchführung der ausgelagerten Aufgaben oder Dienstleistungen auf einen anderen Dritten übertragen wird oder indem die Wertpapierfirma diese ausgelagerten Aufgaben oder Dienstleistungen selbst ausführt.

 

Mindestanforderungen an die schriftliche Auslagerungsvereinbarung + Anzeigepflicht zu Auslagerungen bei Wertpapierinstituten

Die entsprechenden Rechte und Pflichten der Wertpapierfirma und des Dienstleisters werden in einer schriftlichen Vereinbarung eindeutig zugewiesen. Die Wertpapierfirma behält insbesondere ihre Weisungs- und Kündigungsrechte, ihre Informationsrechte sowie ihre Rechte auf Einsichtnahme in und Zugang zu Büchern und Geschäftsräumen. In der Vereinbarung wird sichergestellt, dass eine Auslagerung durch den Dienstleister nur mit der schriftlichen Zustimmung der Wertpapierfirma erfolgen darf.

Gehören die Wertpapierfirma und der Dienstleister ein und derselben Gruppe an, kann die Wertpapierfirma zur Erfüllung dieses Artikels und des Artikels 32 berücksichtigen, in welchem Umfang sie den Dienstleister kontrolliert oder sein Handeln beeinflussen kann.

Die Wertpapierfirma stellt den zuständigen Behörden auf deren Verlangen alle Informationen zur Verfügung, die diese benötigen, um zu überwachen, ob bei der Ausübung der übertragenen Funktionen die Anforderungen der Richtlinie 2014/65/EU und ihrer Durchführungsmaßnahmen eingehalten werden.

 

Artikel 32 macht Vorgaben beim Einsatz von Dienstleistern mit Sitz in einem Drittland

#1 Wertpapierfirmen, die Funktionen im Zusammenhang mit der Verwaltung von Kundenportfolios an einen Drittlandsdienstleister auslagern, stellen zusätzlich zu den Anforderungen des Artikels 31 sicher, dass folgende Bedingungen erfüllt sind:

a) der Dienstleister ist in seinem Herkunftsland für die Erbringung dieser Dienstleistung zugelassen oder registriert, und er wird von einer zuständigen Behörde in diesem Drittland wirksam beaufsichtigt;

b) zwischen der für die Wertpapierfirma zuständigen Behörde und der Aufsichtsbehörde des Dienstleisters besteht eine angemessene Kooperationsvereinbarung.

 

#2 Durch die in Absatz 1 Buchstabe b genannte Kooperationsvereinbarung wird sichergestellt, dass die für die Wertpapierfirma zuständigen Behörden mindestens in der Lage sind:

a) auf Verlangen, die für die Erfüllung ihrer Aufsichtspflichten gemäß der Richtlinie 2014/65/EU und der Verordnung (EU) Nr. 600/2014 notwendigen Informationen einzuholen;

b) Zugang zu im Drittland vorhandenen Unterlagen zu erhalten, die für die Wahrnehmung ihrer Aufsichtspflichten relevant sind;

c) schnellstmöglich Informationen von der Aufsichtsbehörde in dem Drittland zu erhalten, um offensichtliche Verstöße gegen die Anforderungen der Richtlinie 2014/65/EU und ihrer Durchführungsmaßnahmen sowie der Verordnung (EU) Nr. 600/2014 zu untersuchen;

d) im Falle eines Verstoßes gegen die Anforderungen der Richtlinie 2014/65/EU und ihrer Durchführungsmaßnahmen sowie einschlägiger nationaler Rechtsvorschriften im Einklang mit den für die Aufsichtsbehörde des Drittlands und die zuständigen Behörden in der EU geltenden nationalen und internationalen Gesetze die Durchsetzung in Zusammenarbeit anzugehen.

 

#3 Die zuständigen Behörden veröffentlichen auf ihrer Website ein Verzeichnis der Aufsichtsbehörden in Drittländern, mit denen sie eine Kooperationsvereinbarung gemäß Absatz 1 Buchstabe b abgeschlossen haben.

Die zuständigen Behörden aktualisieren Kooperationsvereinbarungen, die vor dem Datum des Inkrafttretens dieser Verordnung geschlossen wurden, innerhalb von sechs Monaten nach Inkrafttreten dieser Verordnung.

 

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